Экономическая модель оптимизации при централизованном управлении закупками дочерних компаний государственной корпорации

Ирина Владимировна СУХОРУКОВА*
доктор экономических наук,
профессор кафедры высшей математики,
Российский экономический университет
им. Г.В. Плеханова, Москва, Российская Федерация
suhorukovaira@yandex.ru
Геннадий Геннадьевич ЛИХАЧЕВ
кандидат физико-математических наук,
ведущий эксперт отдела анализа нормативно-справочной информации,
разработки баз знаний и классификации, НЦИТ «ИНТЕРТЕХ»,
Москва, Российская Федерация
lihachev69@yandex.ru
*Ответственный автор
Экономический анализ: теория и практика 6 (2016) 115-123

Аннотация

Предмет. Создание эффективной модели ведения бизнеса - это основополагающая задача для современного руководителя. Особую актуальность данная проблема приобретает в настоящее время. Мировой финансово-экономический кризис коренным образом отразился на всех сферах функционирования экономики, вызвав развитие и усугубление ряда негативных процессов. В сложившейся ситуации необходим поиск механизмов более эффективного использования имеющейся материально-производственной базы, научно-технических и организационно-экономических разработок для обеспечения выхода из кризисного состояния и достижения поступательного инновационного развития отечественного бизнеса. В качестве одного из основных направлений государственного управления при последовательном переходе страны к устойчивому развитию является разработка комплексной системы централизованного управления закупками государственной корпорации.

Цели. Описание экономической модели оптимизации закупок дочерних предприятий государственной корпорации при централизованном управлении.

Методология. С помощью современных методов экономического моделирования проанализирован процесс организации функционирования системы закупок дочерних предприятий государственной корпорации, а также предложен механизм его оптимизации. Результаты. Внедрение единой автоматизированной системы снабжения позволяет сократить издержки, уменьшить себестоимость закупаемых материалов, устранить излишки складских запасов и неликвидов, а также повысить качество обслуживания заявок и степень обоснованности и прозрачности принимаемых решений.

Применение. Предложенная процедура оптимизации управления закупками с использованием компьютерных технологий может использоваться государственными предприятиями для сокращения расходов при проведении закупок дочерними предприятиями.

Выводы. Представлен практический механизм оптимального централизованного управления закупками дочерних предприятий государственной корпорации. Реализация задач проекта по обеспечению оптимального централизованного управления закупками позволит эффективно проводить управление логистикой, осуществлять бухгалтерский и налоговый учет, управление финансами и персоналом.

В настоящее время в связи с особой актуальностью проблем обеспечения экономической безопасности России в качестве одного из основных направлений государственного управления при последовательном переходе страны к устойчивому развитию является разработка комплексной системы централизованного управления закупками государственной корпорации. Для решения таких проблем требуется организация функционирования системы закупок с использованием современных методов экономического моделирования, включающих обработку больших потоков информации [1-16]. Создание комплексной системы оптимизации расходов в сложившейся экономической ситуации в нашей стране сопряжено с большими трудностями. Отметим несколько факторов, обеспечивающих возможности их преодоления.

Управление современным бизнесом - процесс сложный, требующий принятия важных управленческих решений в сжатые сроки, основываясь на анализе большого объема финансовой и другой бизнес-информации [17-19]. Рыночные условия, в которых существуют многие компании, являются чрезвычайно динамичными и конкурентными. В этой ситуации значительно возрастает цена ошибки руководителя.

Для современного руководителя важно уметь не только быстро решать возникающие проблемы, но и своевременно предотвращать их, направляя бизнес в сторону новых возможностей и благоприятных бизнес-перспектив. Делать это возможно только с использованием современных эффективных управленческих инструментов.

Вопросы оптимизации материального снабжения занимают важное место в деятельности любого предприятия, так как от успешного их решения зависит эффективность предприятия в целом и успешное выполнение производственных планов. Поэтому в современных условиях особое внимание следует уделить оптимизации материального снабжения и разработке концепции оптимизации системы материально-технического обеспечения крупной компании, состоящей из головной компании и большого количества дочерних предприятий при централизованном управлении, учитывая вопросы взаимодействия не только с внешними контрагентами, между производителями и поставщиками, но также процессы взаимодействия между головной компанией и дочерними предприятиями. При этом на первый план выходит важность создания единой системы управления нормативно-справочной информацией (НСИ) и взаимодействие с централизованной системой управления НСИ, а также контроль качества данных НСИ.

Рассмотрим практический механизм оптимального централизованного управления закупками дочерних предприятий государственной корпорации для качественного, своевременного и эффективного выполнения работ по нормализации и классификации данных нормативно-справочной системы.

Как правило, справочникам, использующимся в современных крупных корпорациях, присуще использование несвязанных и разрозненных локальных данных для решения прикладных задач. Другой проблемой является недостаточность или отсутствие необходимой информации. Нередко приходится сталкиваться с наличием дублирования информации в справочниках, некорректными и неполными данными, недостаточной регламентацией, отсутствием эффективной технологии и методологии.

В результате корпорации несут финансовые потери из-за невозможности оперативного автоматизированного контроля и анализа производственных процессов и своевременного формирования корректирующих управляющих воздействий на производственные процессы.

Кроме того, увеличиваются расходы на поддержание каждой локальной информационной системы и обеспечение информационных стыковок между системами. Решением этих проблем является внедрение единой системы управления нормативно-справочной информацией и единой системы классификации и кодирования информации корпорации.

Цели проекта представлены на рис. 1.

Цели проекта

Примечание.

  • МТР - материально-технические ресурсы;
  • ГШР - планово-предупредительный ремонт;
  • ТОРО - техническое обслуживание и ремонт оборудования.

Источник: авторская разработка

Дочерние предприятия сообщают корпорации свои потребности в материально-технических ресурсах (МТР). Корпорация в рамках контура своей ответственности проводит контроль и мониторинг поставок, управление качеством услуг и предоставляет отчетность, а также осуществляет заявочную кампанию, закупку и транспортировку ресурсов.

Таким образом, в число основных функций по централизации снабжения дочерних предприятий корпорации входят отработка годовых и квартальных заявок на закупку МТР, анализ поставщиков и заключение договоров на поставку, транспортировка МТР, мониторинг и управление качеством услуг.

Основные задачи проекта представлены на рис. 2.

задачи проекта

Примечание.

  • СУОД - система управления основными данными;
  • НД - нормативные документы.

Источник: авторская разработка

При обработке заявки к ним относятся классификация и заполнение атрибутов, включая определение класса и нормализацию наименования согласно утвержденной методике, а также проверка и анализ ссылок на нормативные документы. После классификации и нормализации происходит утверждение или отклонение заявки.

Процесс взаимодействия с централизованной системой управления НСИ представлен на рис. 3.

Процесс взаимодействия с централизованной системой управления НСИ

Источник: авторская разработка

Пользователь на основе поиска и анализа корпоративной информационной системы, включающей справочники МТР и контрагентов, формирует запрос на внесение изменений или дополнений в единый справочник.

Эксперт, используя методики и регламенты, при обработке запроса производит изменение единого справочника на основании запроса и классификации данных. В результате такого изменения происходит интеграция корпоративных информационных систем и единой системы управления НСИ.

Учитывая важность принятия решения об утверждении либо отклонении заявки, можно сделать вывод, что основой концепции проекта является контроль качества данных НСИ (рис. 4).

контроль качества данных НСИ

контроль качества данных НСИ

Примечание.

  • ФНД - фонд нормативной документации;
  • МТР - материально-технические ресурсы;
  • НД - нормативные документы;
  • СУОД - система управления основными данными;
  • НСИ - нормативно-справочная информация.

Источник: авторская разработка

Контроль качества данных НСИ кроме классификации, нормализации и заполнения атрибутов должен включать поиск дублей, приведение записей к унифицированному виду, а также в обязательном порядке актуализацию фонда нормативной документации, классификатора и атрибутов в классе.

Корректность и актуальность данных при формировании нормативно-справочной базы обеспечивается использованием как корпоративных, так и общероссийских нормативных документов, в том числе общероссийских и ведомственных классификаторов, стандартов, корпоративных правил, методов и положений, а также нормативных актов Российской Федерации (рис. 5).

Корректность и актуальность данных при формировании нормативно-справочной базы

Примечание.

  • НСИ - нормативно-справочная информация;
  • МТР - материально-технические ресурсы;
  • ОКП - Общероссийский классификатор продукции;
  • ОКДП - Общероссийский классификатор видов экономической деятельности, продукции и услуг;
  • ОКФС - Общероссийский классификатор форм собственности;
  • ОКОПФ - Общероссийский классификатор организационно-правовых форм;
  • ОКАТО - Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления;
  • ОКОНХ -Общесоюзный классификатор отраслей народного хозяйства;
  • ОКСМ - Общероссийский классификатор стран мира;
  • ОКОГУ — Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления.

Источник: авторская разработка

Основной целью проекта является создание единого справочника корпорации. Проект выполняется в несколько этапов. На начальном этапе справочник материалов обрабатывается и внедряется в промышленную эксплуатацию. Затем справочник материалов интегрируется с соответствующими справочниками дочерних предприятий. Наконец, на заключительном этапе решение тиражируется на все предприятия корпорации.

Справочник корпорации состоит из локальных и корпоративных справочников. Локальные справочники - это справочник материалов, справочник контрагентов, справочник банков и др. Корпоративными справочниками являются, например, справочник бюджетных статей и единый план счетов.

Для иллюстрации плана работ по проекту традиционно используется диаграмма Ганта (рис. 6), которая является одним из методов планирования проектов. Диаграмма Ганта позволяет проводить контроль выполнения поставленных задач, а также наглядно отображать необходимость оптимизации и синхронизации последовательности в выполнении различных работ по проекту.

диаграмма Ганта

Источник: авторская разработка

Описанная процедура оптимизации управления закупками дочерних предприятий с использованием компьютерных технологий была с успехом использована в нескольких государственных корпорациях. Внедрение единой автоматизированной системы снабжения позволило сократить издержки, уменьшить себестоимость закупаемых материалов, устранить излишки складских запасов и неликвидов, а также повысить качество обслуживания заявок.

Кроме того, в результате внедрения единой автоматизированной системы снабжения улучшилось обеспечение специалистов и руководства актуальной и достоверной информацией, а также повысилась степень обоснованности и прозрачности принимаемых бизнес-решений.

В качестве основных достигнутых проектных результатов следует отметить разработку необходимой документации, включая утвержденную методику, нормализацию и классификацию данных, использование алгоритма для кодирования свойств и значений материально-технических ресурсов, создание справочника материалов на основе Общероссийского классификатора продукции и с использованием Общероссийского классификатора единиц измерения.

Кроме того, система позволяет расширять использующийся классификатор, а также дорабатывать и совершенствовать функциональность, например, используя автоматизацию при обработке заявок.

Реализация задач проекта по обеспечению оптимального централизованного управления закупками позволит проводить управление логистикой (включая регистрацию заявок потребителей, поиск поставщика и обработку спецификаций, контроль и мониторинг поставок заявленных материально-технических ресурсов), осуществлять бухгалтерский и налоговый учет (включая учет товаров и сопутствующих услуг, учет движения денежных средств, учет расчетов с контрагентами, учет расчетов с персоналом, учет налогов и сборов и забалансовый учет); управление финансами и персоналом (включая бюджетирование и планирование, управление оборотным капиталом и кредитным портфелем, ведение штатного расписания, администрирование персонала и расчет заработной платы), а также документооборот (включая учет договоров и документационное обеспечение деятельности предприятия).

Эффект при использовании системы мониторинга материально-технического обеспечения заключается в получении оперативной информации о состоянии заявки, соблюдении или нарушении регламентированных сроков, возможности попозиционного контроля исполнения поставок без необходимости лично связываться с менеджером, ответственным за поставку, возможности получить статистику по заявке в целом, возможности просмотра бумажного оригинала спецификации, а также в получении отчетов в привычном формате Excel.

Список литературы

1. Brooks F.P. No Silver Bullet: Essence and Accidents of Software Engineering. IEEE Computer, 1987, vol. 20, no. 4, pp. 10-19.

2. Брукс Ф. Мифический человеко-месяц или Как создаются программные системы. М.: Символ-Плюс, 2010. 304 с.

3. Лайеонс К., Джиллингем М. Управление закупочной деятельностью и цепью поставок. М.: ИНФРА-М, 2005. 798 с.

4. ЛинжерсМ.Р., ФиронХ.Е. Управление снабжением и запасами. СПб.: Виктория плюс, 2002. 768 с.

5. Кузинс П., Ламминг Р., Лоусон Б., Сквир Б. Стратегическое управление цепочками поставок. М.: Дело и сервис, 2010. 302 с.

6. Смирнова Е.А. Управление цепями поставок. СПб.: СПбГУЭФ, 2009. 120 с.

7. Кнутов А.В., Маслова Н.С. Госзакупки в России, Белоруссии и Казахстане: сравнительный анализ правового регулирования // Госзаказ: управление, размещение, обеспечение. 2010. № 19. C.124-135.

8. Малочко В., Уислон Т. и др. Международный прокьюремент. М.: Международный учебный центр МОТ, 2003. 458 с.

9. Федорович В.А., Патрон А.П., Заварухин В.П. США: Федеральная контрактная система: механизм регулирования государственного хозяйствования. М.: Наука, 2010. 1055 с.

10. Albano G.L., Sparro M. Flexible Strategies for Centralized Public Procurement. Review of Economics and Institutions, 2010, no. 1(2), pp. 1-32. doi: 10.5202/rei.v1i2.4

11. Маслова Н.С., Кузнецова И.В. Оценка рисков как институт управления обеспечением государственных нужд // XII Международная научная конференция по проблемам развития экономики и общества. В четырех книгах. Книга 1. М.: НИУ ВШЭ, 2012. C. 482-490.

12. Пангин Д.В. Более половины электронных аукционов проходит без конкуренции. ФКС проблемы не решит // Госзаказ: управление, размещение, обеспечение. 2012. № 30. C. 28-29.

13. Смирнов В.И. Проект ФКС: опять на обочине стандарта закупок // Госзаказ: управление, размещение, обеспечение. 2012. № 30. C. 24-27.

14. Brammer S., Walker H. Sustainable Procurement Practices in the Public Sector: An international comparative study. Working Paper Series 2007-16. University of Bath: School of Management, 2007.

15. Callender G., McGuire J. A Tale of Two Cities in the Search for the Perfect Procurement System. In: Challenges in Public Procurement: An International Perspective. Boca Raton, PrAcademics Press, 2005, pp.101-125.

16. McCue C.P., Gianakis G.A. Public Purchasing: Who's Minding the Store? Journal of Public Procurement, 2001, vol. 1, iss. 1, pp. 71-95.

17. Гулько Д.Е. B2B: Корпоративные системы электронного снабжения в нефтегазовой отрасли // PC Week/RE. 2002. № 7. URL: http://www.pcweek.ru/themes/detail.php?ID=60789&THEME_ID=13963.

18. Гулько Д.Е. B2B: Промышленность движется к Hi-Tech // PC Week/RE. 2001. № 10. URL: http://www.pcweek.ru/business/article/detail.php?ID=57276.

19. Сухорукова И.В., Лихачев Г.Г. Оптимизация централизованного управления закупками дочерних предприятий государственной корпорации // Оралдыц гылым жаршысы. 2014. № 49. С. 25-28.

Журнал Арбитражный управляющий
Скачать ФинЭкАнализ
Программа для проведения финансового анализа по данным бухгалтеской отчетности
Скачать ФинЭкАнализ
Провести Финансовый анализ Онлайн
Онлайн сервис для проведения финансового анализа по данным бухгалтеской отчетности
Попробовать ФинЭкАнализ