Первичные учетные документы

Первичные учетные документы - это документы, на основании которых хозяйственная операция отражается на счетах бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов устанавливают руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на возложенное на ведение бухгалтерского учета. 

Данные первичных документов используются в бухгалтерском учете для составления регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности и налоговых деклараций. Первичные документы влияют на отражение операций в учете и являются юридическим и информационным связующим звеном между объектами учета. Они также используются для проверки правильности расчетов и сумм в документах, а также соответствия законодательству ибухгалтерским реквизитам. Нормативные документы-источники, согласно которым строятся первичные учетные документы, включают в себя:

  • Федеральный закон "О бухгалтерском учете" от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ.;
  • Федеральный стандарт бухгалтерского учета от 27/2021 «Документы и документооборот».

Какова роль первичных документов в бухучете?

Первичные документы в бухгалтерии выполняют ряд важных функций, в том числе:

  1. Фиксация событий: Первичные документы препятствуют отражению операций в учете и юридическим и информационным связующим звеном между объектами учета. Они подтверждают факты хозяйственной деятельности и фиксируют события, связанные с движением денежных средств, товаров, работ и услуг.
  2. Основание для внесения изменений в бухгалтерский учет и отчетность: Первичные документы являются основой для внесения изменений в бухгалтерский учет и составление отчетности. Они предоставляют информацию о хозяйственных операциях, которая должна быть отражена в учете и организации страны.
  3. Подтверждение операций при проверка: При проверках налоговых органов и аудиторов первичные документы являются основной военной информацией о хозяйственной деятельности организации. Они подтверждают факты операций и нарушения рекомендаций для расчета налогов и составления отчетности. Если операция не утверждена первым документом, налоговые органы могут начислить штрафы за неправильное составление республики и неправильный налоговый расчет.
  4. Основа для анализа и принятия управленческих решени: Первичные документы предоставляют информацию о хозяйственных операциях, которая может быть использована для анализа и принятия управленческих решений. Например, на основе данных о продажах и затратах можно оценить прибыльность предприятия и принять решение о необходимости изменения цены или снижения затрат.
  5. Основа контроля за перемещением денежных средств и товаров: Первичные документы позволяют изучить контроль за перемещением денежных средств и товаров. Например, на основе данных о доходах и расходовании денежных средств можно оценить остаток наличности и провести сверку с данными банковского счета. Отражение операций в учете на основе первичных документов. Позволяет своевременно выявлять и использовать ошибки и несоответствия в учетной информации.

Какие требования предъявляются к первичным документам?

Требования, предъявляемые к первичным документам, включают в себя:

  • Обязательные реквизиты: Первичные документы должны сохранять обязательные реквизиты, такие как наименование документа, составление даты, наименование экономического субъекта, содержание факта хозяйственной операции и другие.
  • Своевременное оформление: Первичные документы должны быть оформлены в момент совершения хозяйственной операции или непосредственно после ее окончания.
  • Полнота отражения хозяйственных операций: Первичные документы должны полностью отражать факты хозяйственной операции и сохранять достоверную информацию.
  • Корректность заполнения: Первичные документы должны быть правильно заполнены и не допускать ошибок.
  • Проверка и контроль: Первичные документы должны проводить проверку и контроль на соответствие установленным требованиям.

Какие обязательные реквизиты должны быть в первичном документе?

Обязательные реквизиты первичных учетных документов, установленные Федеральным законом "О бухгалтерском учете" от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ. К обязательным реквизитам первичных документов относятся:

  • Название документа,
  • Дата составления документа,
  • Наименование организации или фамилия, имя, отчество (при наличии) участников сделки,
  • Содержание факта хозяйственной операции,
  • Подписи участников сделки,
  • Другие реквизиты, которые могут быть потеряны в зависимости от конкретного вида документа и его целей.

Для первичных документов на бухгалтерском учете также установлен пятилетний срок хранения. Документы, подтверждающие размер убытка, переносимого в будущее в соответствии со статьей 283 Налогового кодекса РФ, должны храниться в течение всего срока, пока фирма не применяет налоговую базу текущего налогового периода на сумму ранее полученных убытков. Документы по учету кадров (в том числе лицевые счета) должны храниться в течение 75 лет.

Какие бывают виды первичных документов?

Первичные документы в бухгалтерском учете используются для фиксации фактов хозяйственной деятельности налогоплательщика и подтверждения совершенных операций. Основного перечня первичных документов нет, но среди них можно выделить следующие виды:

  • Договоры: определяют права и обязанности сторон при совершении сделок, включая поставку товаров и оказание услуг.
  • Счета: фиксируют цену, а иногда и срок оплаты, могут иметь разные формы и не всегда требуют печати.
  • Бланки строгой отчетности (БСО): включают кассовые чеки и другие платежные документы, подтверждающие факт оплаты товаров или услуг.
  • Товарно-транспортные накладные: используются для оформления отгрузки товаров и перевозки их по территории.
  • Акты выполненных работ (оказанных услуг): подтверждающие факт выполнения работ или оказания услуг.
  • Счета-фактуры: используются при проведении расчетов между поставщиками и покупателями товаров, работ и услуг.

Кто несет ответственность за оформление первичных документов?

Ответственность за оформление первичных документов не соответствует руководителям структурных подразделений и конкретным исполнителям, учредителям и подписавшим документы. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных.

При этом за достоверность данных, содержащихся в первоначальном документе, ответственность несет лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни. В случае возникновения первичных документов налоговые органы могут начислить штрафы. За утерю первичных документов также предусмотрены штрафы.

Как исправляются ошибки в первичных документах?

Ошибки в первичных документах могут быть исправлены в соответствии с установленными правилами. Неправильный текст или незаконченные тексты должны быть зачеркнуты, а над ними должен быть указан верный текст или незаконченные тексты. Зачеркивание должно быть произведено одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление должно быть оговорено надписью «Исправление», подтверждено подписями лиц, подписавших документ, и рядом с исправлением должна быть указана дата исправления. 

Если ошибка была обнаружена после сдачи и составления бухгалтерской отчетности, исправление в первоначальном учетном документе, составленном на бумажном носителе, при составлении нового (исправленного) документа запрещено. В случае, если работник, подписавший первоначальный документ, уже уволился, исправления визирует либо руководителя организации, либо другого сотрудника, уполномоченного на подписание таких документов.

Как хранятся первичные бухгалтерские документы?

Первичные бухгалтерские документы должны храниться в течение сроков, предусмотренных законодательством, в соответствии с правилами организации архива.. Обычно срок хранения первичных документов составляет не менее 5 лет после отчетного года. Однако существовавшие исключения, например, документы, подтверждающие объем понесенного убытка, должны храниться в течение всего срока, когда организация признает «прибыльную» базу текущего налогового периода на сумму ранее полученных убытков. Документация по кадрам должна храниться в течение 50 лет для документов, созданных после 2003 года, и 75 лет для документов, созданных до 2003 года.

Для хранения бухгалтерской документации могут использоваться специальные помещения, сейфы, шкафы. При смене руководителя организации должна быть обеспечена передача документов бухгалтерского учета организации. Порядок передачи документов бухгалтерского учета организации определяется самостоятельно. Несоблюдение условий хранения или уничтожения первичных документов может привести к ответственности сотрудников бухгалтерии, включая гражданско-правовую, административную или уголовную. Поэтому необходимо точно знать, как правильно хранить бухгалтерские документы и соответствовать установленным правилам.

Какие основные проверки первичных документов проводятся в бухгалтерии?

Проверки первичных документов в бухгалтерии включают в себя:

  1. Проверка наличия обязательных реквизитов. Обязательные реквизиты включают в себя наименование документа, название составления, наименование экономического субъекта, учредительный документ, содержание факта хозяйственной операции и другие.
  2. Арифметическая проверка. Проверка правильности расчетов и сумм в документе.
  3. Проверка наличия совершенной операции. Проверка соответствия фактов хозяйственной деятельности законодательству, бухгалтерским реквизитам и общим экономическим ценностям сделки.
  4. Проверка соответствия формы. Проверка соответствия бухгалтерских реквизитов, если первичный учет оформляется в чистых бланках, или формы соответствия, если первичный учет оформляется в готовых бланках.

Если в первоначальном документе обнаружено нарушение, главный бухгалтер обязан указать известность руководителя компании. При этом руководитель может сопротивляться оформлению в учете сомнительного документа, но должен дать указание в письменном виде. Если первичный документ передан со всеми необходимыми проверками, его можно использовать в бухгалтерском учете.

Какие последствия влечет ненадлежащее оформление первичных документов?

Ненадлежащее оформление первичных санкционных документов может привести к нарушениям, изменениям в законодательстве и отчетности, а также к нарушению достоверности информации. Например, нарушения при оформлении первичных документов могут стать ответственностью за ответственность по ст. 120 НК РФ. Не предоставление контрагенту первичного учетного документа может применяться штраф, если это соответствует условиям, согласованным в договоре.

Несоблюдение условий хранения или уничтожения первичных документов может привести к ответственности сотрудников бухгалтерии, включая гражданско-правовую, административную или уголовную. Поэтому необходимо точно знать, как правильно оформить и хранить бухгалтерские документы и соблюдать установленные правила.

Попробуйте программу ФинЭкАнализ для финансового анализа организации по данным бухгалтерской отчетности, доступной через ИНН

Еще найдено про первичные учетные документы

  1. Модель автоматической финансовой отчетности предприятия Ввел данные первичных учетных документов - и забыл Участие бухгалтера не обязательно - в учете нет счетов
  2. Удержание материального ущерба по подотчетным суммам Применяемые первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета по операциям расчетов с подотчетными лицами государственных муниципальных
  3. Инвентаризация и документация как элемент метода бухгалтерского учета Итак обязательными реквизитами первичного учетного документа являются Наименование документа Дата составления документа Наименование экономического субъекта составившего документ Факт
  4. Факт хозяйственной жизни Ответственность несут руководство экономического субъекта главный бухгалтер лица составившие и подписавшие первичные учетные документы.Ответственность за правильное документальное оформление фактов хозяйственной жизни несут следующие лица Руководство экономического
  5. Учетная документация предприятия Суть этого элемента сплошное и непрерывное отражение хозяйственных операций в первичных учетных документах с целью получения о них данных необходимых для ведения текущего бухгалтерского учета
  6. Внутренний аудит основных средств организации - часть 1 Российской Федерации по статистике и рекомендованы в виде унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств Постановление Госкомстата РФ от 21 января 2003 года
  7. Методика аудиторской проверки основных средств ОС на предмет соответствия формам первичной учетной документации утвержденным Постановлением Госкомстата так как в учетной политике ООО Агрокомплекс Ударный закреплено
  8. Аудит расчетно-платежной дисциплины в государственном учреждении Закона о бухгалтерском учете 2 каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом При этом как отмечает Минфин России в Письме от 08 апреля 2013
  9. Принятие к бухгалтерскому учету первичного документа После завершения учетного периода первичные документы архивируются в соответствии с законодательством и требованиями налоговых органов Процесс принятия
  10. Совершенствование методики аудита выпуска и продажи продукции работ услуг Проверка документального оформления вьгпущенной из производства готовой продукции Проверка соответствия оценки отгруженной продукции методу оценки установленному учетной политикой организации Оформление первичных документов 3 Проверка договоров на реализацию продукции работ услуг Проверка
  11. Инвентаризация дебиторской задолженности покупателей и ее влияние на течение срока исковой давности Акт сверки взаимных расчетов представляет собой первичный учетный документ который используется контрагентами для уточнения и подтверждения состояния взаимных расчетов за определенный
  12. Учет доходов и расходов для исчисления единого сельскохозяйственного налога Таким образом инструментами сближения двух видов учета должны выступить учетная политика оптимальный документооборот разработка регистров учета для целей налогообложения Главными первичными документами налогового учета
  13. Применение профессионального суждения в учете переоценки объектов основных средств Переоценка проводимая на основе сравнения документально подтвержденных данных отчета оценщика о рыночной стоимости то есть возможной цены продажи объекта основных ... Влияние на добавочный капитал финансовый результат на показатели бухгалтерской финансовой отчетности 1-й способ текущая восстановительная стоимость рассматривается как рыночная стоимость аналогичных объектов принимаемая за новую первоначальную стоимость без учета всех корректировок на моральный и физический износ Первичная переоценка Дооценка Первоначальная стоимость - 2 300 тыс руб Накопленная амортизация - 860 тыс ... Положение по бухгалтерскому учету Учетная политика организации ПБУ 1 2008 приказ Минфина России от 06.10.2008 № 106н Об утверждении
  14. Теоретические и практические аспекты внутреннего аудита дебиторской и кредиторской задолженности в организациях торговли Наименование форм первичных учетных документов по инвентаризации замечания по заполнению форм содержание замечания основание Проверка сопоставимости данных
  15. Порядок учета затрат на аренду в расходах по налогу на прибыль Признавая недействительным решение налогового органа и установив что первичные учетные документы содержат отметку об их получении налогоплательщиком в 2009 году суд исходил из
  16. Юридическая сила первичного документа Они фиксируют финансовые транзакции которые затем отражаются в учетных книгах компании Соблюдение законодательства Юридическая сила первичных документов важна для соблюдения налогового законодательства и
  17. Правило бухгалтерского учета Помимо основных задач правила бухгалтерского учета применяются при выполнении различных процедур таких как контроль за двойной записью на счетах обработка первичной учетной документации и соблюдение требований к ведению аналитического и синтетического учета Утверждение форм и
  18. Методика аудиторской проверки операций с товарно-материальными ценностями Аудит операций с материально-производственными запасами осуществляется на основе изучения и сопоставления данных первичных расчетно-платежных документов счетов-фактур накладных требований на отпуск материалов и учетных регистров Проверка обоснованности возмещения
  19. Аудит первичной документации расчетов с поставщиками и подрядчиками На основании аудита расчетов с поставщиками и подрядчиками проведем проверку первичной учетной документации на предмет правильности оформления первичных учетных документов наличия необходимых реквизитов и их содержания таблица 1 Таблица 1 Проверка первичной
  20. Эволюция бюджетного учета В Законе № 402-ФЗ указано что формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица на которое возложено ведение
Журнал Арбитражный управляющий
Скачать ФинЭкАнализ
Программа для проведения финансового анализа по данным бухгалтеской отчетности
Скачать ФинЭкАнализ
Провести Финансовый анализ Онлайн
Онлайн сервис для проведения финансового анализа по данным бухгалтеской отчетности
Попробовать ФинЭкАнализ