Особенности учета денежных средств при использовании онлайн-кассы

Т.В. Завьялова,
Т.В. Булычева
2019 / Вестник Российского университета кооперации

Рассмотрен механизм перехода российских юридических лиц на онлайн-кассы, а также методика учета денежных средств в условиях их применения. Раскрыты особенности бухгалтерских записей при использовании онлайн-кассы. В статье приведены практические примеры бухгалтерских записей учета денежных средств субъекта малого бизнеса в условиях применения он- лайн-кассы, раскрыты методы определения лимита денежных средств. Компания самостоятельно устанавливает порядок расчета лимита кассы (существует два варианта: на основе выручки организации или объема выдачи наличных). Отмечается, что после установки онлайн-кассы уже не обязательно использовать отдельные кассовые документы: журнал и справку кассира-операциониста. Детально изучены возможности современных аппаратов и сделан вывод, что их функционал в первую очередь направлен на облегчение предпринимательской деятельности и сокращение объемов работы бухгалтеров.

Управление денежными средствами неотделимо от четкого и оперативного бухгалтерского учета, что позволяет осуществлять контроль за сохранностью денежных средств, денежных поступлений и платежей, а также за состоянием расчетных операций. Правильная организация бухгалтерского учета и документооборота денежных и расчетных операций непосредственно влияет на состояние бухгалтерского учета организации как важнейший фактор их составления и развития. Эффективное управление денежными средствами обеспечивает финансовую стабильность предприятия в процессе его развития, темпы которого во многом определяются взаимосвязью различных видов потоков денежных средств по объемам и по времени.

Реформирование законодательства о кассах проводится с целью исключить серые схемы в бизнесе и повысить прозрачность финансовых операций. Для предпринимателей онлайн-кас- сы - дополнительные расходы, но они несут и пользу для бизнеса. Использование онлайн-касс дает следующие преимущества:

  1. Прозрачность финансовой информации. Государство заинтересовано в белой бухгалтерии, поскольку нацелено контролировать продажи и получать налоги. Добросовестные предприниматели тоже выигрывают от прозрачности - им проще работать в условиях здоровой конкуренции, налоговая служба сокращает число проверок, потому что сразу получает отчет о продажах. Инспекторы проверяют бизнес только тогда, когда подозревают компанию в нарушениях.
  2. Автоматизация бизнеса. С покупкой он- лайн-кассы малые предприятия больше не ведут учет расходов и доходов в отдельном журнале или Excel, в кассовой программе это происходит автоматически. Поэтому владельцам бизнеса проще контролировать продавцов и исключать мошенничество.
  3. Формирование отчетов о продажах. Кассовые программы и сопутствующие онлайн-сервисы умеют собирать и анализировать полезную информацию: выручку, средний чек, эффективность продавцов. Бизнесмен открывает раздел аналитики и видит, какие позиции приносят наибольший доход, сколько товаров остается на складе. Это помогает принимать решения о развитии бизнеса.

Онлайн-касса по своей сути является комбинацией обыкновенного кассового аппарата с фискальным накопителем, работающего со специально разработанным программным управлением и имеющего непосредственный выход в Интернет для передачи данных в налоговую службу. Онлайн-касса - это устройство, состоящее из программной и технической части. Техническая часть содержит фискальныйрегистратор, память, принтер чеков и компьютерную часть. Программная часть подразумевает под собой кассовую программу и ее функционал.

В 2019 г. онлайн-кассы поставили те, кто этого еще не сделал, т.е. организации и индивидуальные предприниматели, которые оказывают услуги, выполняют работы и до сих пор работают без кассы. Динамика перехода предприятий на использование онлайн-кассы представлена в табл. 1 [2].

Онлайн-кассы до 1 июля 2021 г. могут не ставить индивидуальные предприниматели без наемных работников, если они выполняют одно из трех условий [1]:

  • продают товары собственного производства, например домашние торты;
  • выполняют работы, например ремонтируют технику;
  • оказывают услуги, например обслуживают оргтехнику.

Эти категории предпринимателей смогут платить налоги как самозанятые. Сейчас этот налоговый режим действует в пилотном режиме в четырех регионах.

В бухгалтерском учете денежные средства отражаются с использованием стандартных счетов учета денежных средств. Наиболее часто используемые корреспонденции счетов по кассе приведены ниже [3].

Поступление денежных средств:

  • Д-т 50 «Касса» К-т 51 «Расчетные счета» - с расчетного счета оприходованы денежные средства в кассу организации;
  • Д-т 50 «Касса» К-т 90.1 «Продажи», субсчет «Выручка»;
  • Д-т 50 «Касса» К-т 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» - в кассу поступили средства по краткосрочному кредиту;
  • Д-т 50 «Касса» К-т 75 «Расчеты с учредителями» - учредители сделали взнос в уставный капитал наличными.

Расходование денежных средств:

  • Д-т 51«Расчетные счета» К-т 50 «Касса» - сумма денежных средств сверх лимита сдана в банк на расчетный счет;
  • Д-т 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда К-т 50 «Касса» - выдана наличными зарплата из кассы;
  • Д-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами» К-т 50 - выдача наличных из кассы подотчетному лицу;
  • Д-т 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками 50 «Касса» - наличными уплачено поставщику за товар, услуги (уплачен аванс);
  • Д-т 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»;
  • К-т 50 «Касса» - погашен наличными краткосрочный кредит;
  • Д-т 75«Расчеты с учредителями» К-т 50 «Касса» - дивиденды выплачены наличными.

Таблица 1. Переход юридических лиц на онлайн-кассы

1 февраля 2017 г. 1 июля 2018 г. 1 июля 2019 г.
ООО и индивидуальные предприниматели на упрощенной и общей системе налогообложения, которые занимаются торговлей Индивидуальные предприниматели на патенте в рознице и общепите с сотрудниками Индивидуальные предприниматели на ЕНВД и патенте с сотрудниками ООО и индивидуальные предприниматели на ЕНВД Индивидуальные предприниматели на ЕНВД без сотрудников Компании и индивидуальные предприниматели, которые оказывают услуги населению

С 1 июля 2019 г. завершается последний этап внедрения в систему наличных расчетов онлайн-касс. Следует отметить, что при использовании онлайн-кассы бухгалтерские записи будут иметь ряд особенностей:

Механизм учета выручки. Д-т 50 «Касса» 90-1 «Выручка - выручка с розничной торговли. Если выручка от определенного контрагента, используют Кт 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», а затем делают запись Д-т 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» К-т 90-1 «Выручка». При расчетах картой вместо счета 50 «Касса» используется счет 57 «Переводы в пути». В данном случае средства за товар внесены, но считаются еще не поступившими на счет фирмы.

Оприходование товаров и их оплата (возврат товара покупателем). Д-т 41 «Товары» К-т 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», Д-т 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» К-т 50 «Касса» (или 51 «Расчетные счета») - от покупателя принят товар, и ему возвращены деньги; дебет и кредит формируются с учетом рабочего плана счетов фирмы. Здесь необходимо еще сторнировать записи Д-т 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» К-т 90-1 «Выручка» и Д-т 90-2 «Себестоимость» К-т 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», т.е. откорректировать выручку и стоимость проданного товара.

Формирование бухгалтерских записей по расходу и возврату. Д-т 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» К-т 50 «Касса» и обратная проводка Д-т 50 «Касса» К-т 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» применяются для различных расходных и приходных операций. Вместо 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» может применяться счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Отметим, что расход и возврат могут осуществляться, помимо кассы, и на расчетный счет (51 «Расчетные счета»), и на карту (57 «Переводы в пути»).

4. На сегодняшний день отсутствует необходимость в ведении актов КМ1-КМ3, КМ9 (о переводе показаний денежных счетчиков на нули, о снятии показаний счетчиков при передаче кассы в ремонт, о возврате денег, о проверке наличных); журналов КМ4, КМ5, КМ8 (кассира-операциониста, регистрации показаний счетчиков, учета вызовов тех. специалистов); отчетов-справок КМ6, КМ7 (кассира-операциониста, о показаниях счетчиков и выручке). При этом следует формировать отчеты об открытии (закрытии) смены; отчет о закрытии фискального накопителя; кассовый коррекционный чек; подтверждение оператора и др. Наличная выручка приходуется по операционной кассе оформлением приходного кассового ордера на основании отчета о закрытии смены [4].

Контрольно-кассовая техника, в том числе онлайн-кассы, применяются при осуществлении наличных денежных расчетов, а также расчетов с использованием электронных средств платежа. Данное обстоятельство обуславливает необходимость использовать для учета денежных средств от продажи через контрольно- кассовую технику следующих основных счетов бухгалтерского учета (приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н) [5]:

  • счет 50 «Касса»;
  • счет 57 «Переводы в пути».

Представим основные бухгалтерские записи по учету факта расчетов по онлайн-кассе (табл. 2).

Таблица 2. Бухгалтерские записи по учету расчетов по онлайн-кассе

Операция Дебет счета Кредит счета
Отражена выручка от продажи через он- лайн-кассу товаров (работ, услуг) за наличный расчет 50 «Касса» 90 «Продажи»
Отражена выручка от продажи через онлайн-кассу с использованием электронных средств платежа (к примеру, пластиковой карты) 57 «Переводы в пути» 90 «Продажи»

Если необходимо вести аналитический учет в разрезе покупателей, поступление денежных средств может отражаться не напрямую со счета 90 «Продажи», а с кредита счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

Порядок бухгалтерского учета операций с использованием платежных карт мы рассматривали в нашей консультации. Учет этих операций при использовании онлайн-касс не меняется. В целом можно сказать, что применение для расчетов онлайн-касс не изменяет общего порядка учета денежных средств по расчетам с покупателями и заказчиками. Единствен- ные отличия могут касаться документального оформления расчетов.

Кассовая дисциплина предполагает соблюдение правил проведения наличных расчетов, в том числе и определение лимита кассы. Компания самостоятельно устанавливает порядок расчета лимита кассы. Есть два варианта: на основе выручки организации или объема выдачи наличных. Первый способ основан на показателях фактической или планируемой выручки организации. Он подойдет скорее тем, кто продает товары или оказывает услуги за наличный расчет. В этом случае формула лимита кассы будет выглядеть следующим образом:

Лимит = Выручка / Расчетный период х Дни.

Расчетный период составляет не более 92 рабочих дней компании. Выбирать его можно произвольно, учитывая, например, сезонность или «пиковые» поступления прошлых лет. Дни - это число рабочих дней между датами сдачи денег в банк, продолжительность этого периода должна быть не более 7 дней, а в местностях, где нет банка, не более 14.

Например, в IV квартале в кассу ООО «Старт» поступило:

  • в октябре - 130 500 руб.;
  • в ноябре - 345 000 руб.;
  • в декабре - 146 900 руб.

Деньги сдаются в банк ежедневно. Рассчитываем лимит кассы на 2019 г., он будет выглядеть следующим образом: (130 500 руб. + 345 000 руб. + 146 900 руб.) / (22 дня + 20 дней + 21 день) х 1 = 9879,4 руб.

Полученную цифру следует округлить до целых рублей. Таким образом, лимит кассы ООО «Старт» на 2019 г. составит 9879 руб.

Второй способ подойдет тем, кто в основном пользуется наличными деньгами для оплаты покупок или услуг. Формула лимита кассы будет основана на объеме выдачи наличных денежных средств:

Лимит = Выдача / Расчетный период х Дни.

Например, ООО «Старт» в IV квартале 2019 г. выдало сотрудникам подотчет на оплату хозяйственных товаров:

  • в октябре - 30 000 руб.;
  • в ноябре - 45 000 руб.;
  • в декабре - 60 000 руб.

Деньги снимали с расчетного счета раз в 5 рабочих дней. Расчет лимита кассы будет выглядеть следующим образом:

(30 000 руб. + 45 000 руб. + 60 000 руб.) / (22 дня + 20 дней + 21 день) х 5 = 10 714,3 руб.

Округляем до целых рублей, получаем 10 714 руб.

Следует заметить, что, так как касса применяется не только в торговых организациях, но и там, где есть перемещение наличных, кассовая дисциплина касается всех юридических лиц [6]. Например, контрольно-кассовая техника нужна при выплате зарплаты, инкассации денег, возврате или выдаче заемных средств, получении или сдаче наличных в банк, расчетах с подотчетными лицами.

До 1 июля 2019 г. должны были перейти на онлайн-кассы предприниматели на ЕНВД и ПСН (патентная система налогообложения) без наемных сотрудников. Если было принято решение нанять работника до 1 июля 2019 г., то нужно установить кассу в течение месяца с того момента, как был подписан договор. При использовании онлайн-кассы юридические лица все равно должны заполнять приходные и расходные кассовые ордера, вести кассовую книгу и определять лимит кассы. Но некоторые документы можно не вести. Так, например, после установки онлайн-кассы уже не обязательно использовать журнал и справку кассира-операциониста [7].

В 2019 г. лимит кассы для малых предприятий и индивидуальных предпринимателей можно не устанавливать. Всем индивидуальным предпринимателям также разрешается не применять приходные и расходные ордеры и кассовую книгу, т.е. кассовая дисциплина для них упрощена. Если организация отказалась от лимита кассы, нужно издать приказ о его отмене с обязательным указанием в документе, с какого числа меняется кассовый порядок.

Резюмируя вышеизложенное, следует отметить, что современная кассовая техника способна упростить работу не только представителям контролирующих органов, т.е. сотрудникам ФНС. Если более детально изучить воз- можности современных аппаратов, становится понятно, что их функционал в первую очередь направлен на облегчение предпринимательской деятельности и сокращение объемов работы для бухгалтеров:

  • Для большинства предпринимателей регистрация нового оборудования позволит вести свою деятельность в рамках установленных законом требований.
  • Применение новых аппаратов избавит от обязанности заполнять и предоставлять контролирующим органам документацию, соответствующую формам КМ-1 - КМ-9.
  • Предприятия, которые в 2019 г. используют онлайн-кассы, налоговые инспекторы будут посещать только в случае сбоев в работе оборудования или проведения бизнесменами операций, вызывающих подозрения.
  • Владельцы бизнеса с помощью современного оборудования могут отслеживать товарооборот, занятость сотрудников и другие показатели своего бизнеса в режиме онлайн, находясь при этом дома или на отдыхе.

Таким образом, благодаря деятельности разработчиков, функционал кассовых аппаратов с каждым годом расширяется. В 2019 г. онлайн-кассы, как для индивидуальных предпринимателей, так и для крупных компаний, стали отличным инструментом, позволяющим развивать бизнес и грамотно просчитывать стратегии для роста прибыли.

Список литературы

1. О внесении изменений в Федеральный закон «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации»: федер. закон от 06.06.2019 № 129- ФЗ. URL: http://www.consultant.ru (дата обращения: 09.10.2019).

2. О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации: федер. закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ (ред. от 26.07.2019). URL: https://legalacts.ru/doc (дата обращения: 09.10.2019).

3. Завьялова Т.В., Романова И.В., Гудожнико- ва Е.В. Сравнительный анализ объектов бухгалтерского учета в отечественной и международной практике // Современные проблемы науки и образования. 2014. № 6. С. 458-465. URL: https:// elibrary.ru (дата обращения: 10.10.2019).

4. Калинина Г.В., Лучкова И.В., Бакулина Г.Н. Учет денежных средств: учеб. пособие. Саратов: Ай Пи Эр Медиа, 2018. 148 c. URL: http://www.iprbookshop.ru (дата обращения: 09.10.2019).

5. Кустов А.П. Данные онлайн-касс стали предметом научных исследований. URL: https:// cnews.ru (дата обращения: 20.11.2019).

6. Лавров А.П. Онлайн-кассы: алгоритм перехода и обзор изменений // Контур: электр. журнал. Вып. 37. URL: https://kontur.ru (дата обращения: 20.11.2019).

Журнал Арбитражный управляющий
Скачать ФинЭкАнализ
Программа для проведения финансового анализа по данным бухгалтеской отчетности
Скачать ФинЭкАнализ
Провести Финансовый анализ Онлайн
Онлайн сервис для проведения финансового анализа по данным бухгалтеской отчетности
Попробовать ФинЭкАнализ