Учет расчетов с подотчетными лицами

Костева Н.Н.
к.э.н., доцент, Кафедра бухгалтерского учета, анализа и аудита
Воронежский государственный аграрный университет
им. императора Петра I (ВГАУ), г. Воронеж, Россия
Татаринова Е.В.
Студент, Воронежский государственный аграрный университет
им. императора Петра I (ВГАУ), г. Воронеж, Россия
Устимова Е.А.
Студент Воронежский государственный аграрный университет
им. императора Петра I (ВГАУ), г. Воронеж, Россия
2019 / Ученые записки Тамбовского отделения РоСМУ

Аннотация. В статье излагается порядок работы с оформлением служебной командировки в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Осуществлен анализ распределения работника в служебную командировку, выплаты ему аванса по требованиям ведения делопроизводства.

Рассмотрим определение «служебная командировка» - это выезд сотрудника по поручению работодателя в место прикомандирования (отличное от места постоянной работы) для выполнения специальных задач в интересах организации.

Необходимо отметить, что под «местом постоянной работы» понимается местонахождение организации, а также ее филиалы или представительства, при условии предопределения работы в них трудовым договором.

В ситуации отправления работника в филиал, представительство, находящиеся вне места постоянной работы, данный выезд, определенный работодателем, также является командировкой.

Если работа носит разъездной характер, совершается в пути, такая поездка не считается служебной командировкой, так как передвижение является ее спецификой, что также прописывается в трудовом договоре. К работникам таких сфер деятельности можно отнести: работников

почтовых вагонов, проводников пассажирских поездов, стюардесс, курьеров и т.д.

К командировкам не относятся нетрудовые отношения, поэтому исходя из целей организации, вклада командированного сотрудника предусмотрены гарантии и компенсации, которые определены Трудовым Кодексом РФ.

Сотруднику обязаны покрывать расходы, связанные с командировкой, помимо ежемесячной оплаты труда, за счет бюджета организации, по распоряжению работодателя.

В ст. 168 Трудового Кодекса РФ к таким расходам относят: расходы на передвижение, расходы по найму жилого помещения, также другие расходы, относящиеся к бытовым нуждам, и расходы, согласованные с работодателем.

Заметим, что из-за отсутствия конкретики в ст. 168 ТК РФ, организация сама определяет порядок возмещения расходов, которые отражаются в положениях о командировках или в коллективных договорах.

Учет расчетов с подотчетными лицами. Служебная командировка.

После возвращения из командировки, работник в течении трех суток (при условии, что командировка проходила на территории Российской Федерации, а если за пределом РФ, то в течение 10-ти суток) обязан отчитаться перед бухгалтерией организации о расходах, произведенных в командировке, в соответствии с унифицированной формой № АО-1 «Авансовый отчет», утвержденной Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55. Вышеуказанный документ служит базой для списания дебиторской задолженности и, первостепенно значимо, признания расходов организации.

Авансовый отчет содержит в себе следующие позиции: каждодневные расходы (суточные), расходы на съем жилого помещения, на проезд к месту командировки и обратно, а также иные расходы, произведенные сотрудником с ведома работодателя.

Повторная выдача наличных денежных средств под отчет сотруднику производится только при выполнении данного условия - полный отчет работника (подотчетного лица) по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных средств одним сотрудником другому недопустима.

В таблице 1 приведены основные данные по возмещению командировочных расходов для федеральных государственных учреждений.

Таблица 1. Размеры возмещения командировочных расходов

Командировочные расходы Размер возмещения расходов
Суточные У государственных служащих-100 руб. за каждый день пребывания в служебной командировке: у сотрудников коммерческих компаний - не ограничивается
Расходы на наем жилого помещения (кроме случая, когда направленному в служебную командировку работнику предоставляется бесплатное помещение) В размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы. — 12 руб. в сутки
Расходы на проезд к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) В размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда:
-железнодорожным транспортом - в купейном вагоне скорого фирменного поезда:
-водным транспортом - в каюте 5 группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров:
-воздушным транспортом - в салоне экономического класса:
-автомобильным транспортом - в автотранспортном средстве общего пользования(исключая такси).
При отсутствии проездных документов. подтверждающих произведенные расходы - в размере минимальной стоимости проезда:
-железнодорожным транспортом - в плацкартном вагоне пассажирского поезда:
-водным транспортом — в каюте 10 группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения:
-автомобильным транспортом — в автобусе общего типа

Выдача аванса командируемому сотруднику в случае направления в командировку.

При отправлении в командировку сотрудник организации получает денежный аванс для оплаты проезда до места командировки и обратно, на аренду жилого помещения, а также другие расходы, связанные с бытовыми нуждами.

К способам получения аванса относят:

  • наличными из кассы;
  • специальная банковская карта, выделенная для денежных операций работодателей и работников, в соответствии с разд. 5 Правил № 10н.

3) на банковскую карту работника, в порядке указанном в Письме Минфина РФ № 02-03-10/37209, Казначейства РФ № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013.

Расходы обрабатываются на счете №71 «Расчеты с подотчетными лицами», исходя из Плана счетов бухгалтерского учета, утвержденным Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н. Аналитический учет ведется по каждой сумме отчета. p>

Примеры расчета командировочных:

Пример 1:

Общество с ограниченной ответственностью «Кредо» (ООО «Кредо»)

Приказ № 12-К от 12 марта 2019 г. об отправлении сотрудника в командировку.

Направить в командировку сотрудника:

ФИО Спиридонов Дмитрий Сергеевич
Структурное подразделение Заместитель отдела
Место назначение (страна, город, организация) Россия, г. Ростов-на-Дону, ООО «Реал-Ростов»
Цель Заключение договора с ООО «Реал-Ростов» на осуществление поставки фанера-плитных материалов

Сроком на 6 календарных дней с 13 марта 2019г. по 18 марта 2019 г. включительно.

Генеральный директор Колесниченко А.А.

С приказом ознакомлен Спиридонов Д.С.

12.03.2019

Фактический учет количества дней, проведенных работником в командировке, можно определить по проездным документам лица, которому предоставлялась командировка, по его возвращении.

При направлении в командировку в другие государства-участники Независимых Государств, на основании соглашений об упрощенном порядке пересечения государственных границ (не требуется отметка от пограничных органов), дата пересечения определяется по командировочным билетам на проезд.

Если сотрудник использует в качестве передвижения к месту командировки личный транспорт, фактический срок пребывания определяется по служебной записке, а также по документам, удостоверяющим действительное использование личного транспорта к месту прикомандирования. К таким документам относятся накладные, счета, квитанции, а также кассовые чеки.

Необходимые данные о командировке содержит в себе служебная записка, которая оформляется в соответствии с ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Служебная записка обязательно должна содержать в себе следующие реквизиты:

  • наименование и дата составления документа;
  • название организации;
  • содержание хозяйственной операции;
  • количество дней поездки;
  • время и место отправления и прибытия;
  • подпись работника с расшифровкой, дата подписания.

Пример 2:

1. Определение фактически отработанных дней в расчетном периоде.

Расчетный период - 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала командировки.

Необходимо рассматривать только рабочие дни для правильного расчета командировочных расходов.

Таким образом, не входят в расчетный период целый перечень показателей: дни отдыха и отпуска, дни отсутствия по причине болезни, в том числе без содержания, время простоя и т.д.

Инженер-технолог строительной компании «Инстеп» Скоробогатько В.В., работающий с 22.03.2005, 10.04.2019 отправляется в командировку на 20 дней. Таким образом, в расчетном периоде 248 рабочих дней (с апреля 2018 г. по март 2019 г.).

Всего в расчетном периоде (с апреля 2018 г. по март 2019 г.) 248 рабочих дней. При этом необходимо исключить следующие периоды: в июле на период больничного пришлось 6 рабочих дней, в октябре на период ежегодного оплачиваемого отпуска -20 рабочих дней. Следовательно, 248-6-20=222 фактически отработанных дней.

2. Определение заработка за расчетный период

Выплаты сотрудникам определяет система оплаты труда. Средний заработок определяется путем включения всех выплат, которые регла- ментирует система оплаты труда, за исключением выплат по причине болезни, отпускных, материальной помощи и других.

Начисление инженеру-технологу Скоробогатько В.В. за все месяцы, кроме летнего периода - 50000 руб., в июне - 27000 руб., в июле - 30000 руб., в августе - 31500 руб. Итого за расчетный период: (50000 руб. * 9 мес.) + 27000 руб + 30000 руб + 31500 руб = 538500 руб.

3. Вычисление среднегодового заработка и суммы командировочных

Для расчета выплаты заработок за расчетный период следует поделить на количество фактически отработанных дней и умножить на количество дней, проведенных в командировке.

538500 руб. / 222 дн. * 20 дн. = 48514 руб. необходимо выплатить Скоробогатько В.В. На вычисленную сумму работнику будет начислен НДФЛ.

Пример 3:

Компанией «ЭкоАрхитектура» направлен работник Черняховская Н.Д. в однодневную командировку в Туркменистан с целью заключения договора о предоставлении в вышеуказанную страну продукции и услуг компании - деталей и системы обслуживания очистных сооружений высшего качества.

В данной ситуации компания обязана выплатить сотруднику Черняховской Н.Д. суточные в размере 50% от нормы суточных по загранкомандировкам, указанной в локальном акте компании, что является характерным для всех однодневных загранкомандировок.

Однако если командировка длилась один рабочий день на территории России, суточные не начисляются.

Пример 4:

Предприятием «Мебель Черноземья» направлен сотрудник-менеджер по продажам Мещеряков Г.С. в командировку с целью проведения презентации товара в г. Ставрополь. Срок командировки с 13.02.2019 г. по 22.02.2019 г.

Коллективный договор предприятия вводит размер суточных в количестве 200 руб.

Размер аванса, который получил сотрудник, отправившись в командировку, составил 60000 руб., включая размер суточных в количестве 2000 руб.

Авансовый отчет представлен работником Мещеряковым Г.С. 24.02.2019 г. на сумму 63550 руб. Перерасход подотчетных средств связан с оплатой авиа перелетов.

Отражение в бухгалтерском учете данной операции, сопряженной с командировкой служащего, продемонстрировано в таблице 2:

Таблица 2. Отражение операции в бухгалтерском учете

Корреспонденция счетов Сумма, руб Содержание операции
Дебет Кредит
71 50 60000 выданы в подотчет командировочные расходы
После утверждения авансового отчета
26 71 63550 списаны расходы подотчетного лица по командировке
71 50 3550 выдана сумма перерасхода по командировке

При условии потери подлинника проездного документа выдается его дубликат или копия экземпляра билета. Транспортная организация, занимающаяся перевозкой сотрудника, представляет ему справку с перечислением реквизитов, которые необходимы для определения достоверной информации о прошедшей перевозке. Для компенсации оплаты проезда необходимо заявление командированного о возмещении потраченных средств, в котором перечислены: дата и время отправления транспортного средства, его вид и номер, стоимость билета, причина утраты документов. Работодатель имеет право предоставить оплату проезда по минимальной стоимости (таблица 1).

В ситуации, когда документы на выполненные расходы отсутствуют, работодателю, по его усмотрению, разрешено не оплачивать проезд.

При условии отклонения в компенсации денежных средств, стоимость поездки переходит в налогооблагаемый доход сотрудника с дальнейшим удержанием НДФЛ.

Список литературы

1. Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 01.04.2019) [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/ cons_doc_LAW_34683/

2. Об особенностях направления работников в служебные командировки [Электронный ресурс]: постановление Правительства РФ от 13.10. 2008 № 749. - Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_80737/

3. Воронина Л.И. Бухгалтерский учет: Учебник / Л.И. Воронина. - М.: Альфа-М, НИЦ ИНФРА-М, 2018. - 480 c.

4. Дьяченко Е.Ю. Организационно-методические аспекты формирования управленческой учетной политики на предприятиях АПК / Е.Ю. Дьяченко // В сборнике: Апрельские научные чтения имени профессора Л.Т. Гиляровской материалы IV Международной научно-практической конференции. Министерство образования и науки РФ; ФГБОУ ВО «Воронежский государственный университет».-2015.-С.167-170.

5. Захарьин В.Р. Расчеты с подотчетными лицами: бухгалтерский учет и налогообложение / В.Р. Захарьин. - М.: Налоговый вестник, 2008. - 320 с.

6. Широбоков В.Г. Бухгалтерский учет в организациях АПК / В.Г. Широбоков. - М.: Финансы и статистика, 2018. - 688 c.

Метки
Программа Финансовый анализ - ФинЭкАнализ для анализа финансового состояния предприятия, позволяющая рассчитывать большое количество финансово-экономических коэффициентов.
Журнал Арбитражный управляющий
Скачать ФинЭкАнализ
Программа для проведения финансового анализа по данным бухгалтеской отчетности
Скачать ФинЭкАнализ
Провести Финансовый анализ Онлайн
Онлайн сервис для проведения финансового анализа по данным бухгалтеской отчетности
Попробовать ФинЭкАнализ