Расчеты с подотчетными лицами - это счет 71. Предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы.
Расходы на приобретение материальных ценностей в магазинах, канцелярские расходы, командировочные расходы и др. могут оплачиваться наличным путем через подотчетных лиц.
Подотчетными лицами являются сотрудники организации, получившие под отчет наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-управленческие или командировочные расходы.
Полученные под отчет денежные средства разрешается расходовать только на те цели, на которые они выданы.
В установленные сроки подотчетное лицо обязано представить авансовый отчет об израсходованных суммах с приложением оправдательных документов (авансовые отчеты по командировкам внутри страны – в течение трех дней, по заграничным командировкам – в течение 10 дней). Авансовый отчет утверждается руководителем организации, неизрасходованные суммы возвращаются в кассу, и новый аванс выдается только после полного отчета по ранее выданному авансу.
Для учета расчетов с подотчетными лицами применяется активно-пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Схема бухгалтерских проводок такова:
Дебет счета 71 Кредит счета 50 «Касса» – выдан аванс под отчет (перерасход по авансовому отчету).
Расходы, оплаченные за счет подотчетных сумм, на основании авансового отчета и в зависимости от назначения относятся на:
Аналитический учет расчетов ведется в журнале-ордере № 7 по каждому подотчетному лицу и по каждому выданному авансу.