Первичные учетные документы - это документы, на основании которых хозяйственная операция отражается на счетах бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов устанавливают руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на возложенное на ведение бухгалтерского учета.
Данные первичных документов используются в бухгалтерском учете для составления регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности и налоговых деклараций. Первичные документы влияют на отражение операций в учете и являются юридическим и информационным связующим звеном между объектами учета. Они также используются для проверки правильности расчетов и сумм в документах, а также соответствия законодательству ибухгалтерским реквизитам. Нормативные документы-источники, согласно которым строятся первичные учетные документы, включают в себя:
Первичные документы в бухгалтерии выполняют ряд важных функций, в том числе:
Требования, предъявляемые к первичным документам, включают в себя:
Обязательные реквизиты первичных учетных документов, установленные Федеральным законом "О бухгалтерском учете" от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ. К обязательным реквизитам первичных документов относятся:
Для первичных документов на бухгалтерском учете также установлен пятилетний срок хранения. Документы, подтверждающие размер убытка, переносимого в будущее в соответствии со статьей 283 Налогового кодекса РФ, должны храниться в течение всего срока, пока фирма не применяет налоговую базу текущего налогового периода на сумму ранее полученных убытков. Документы по учету кадров (в том числе лицевые счета) должны храниться в течение 75 лет.
Первичные документы в бухгалтерском учете используются для фиксации фактов хозяйственной деятельности налогоплательщика и подтверждения совершенных операций. Основного перечня первичных документов нет, но среди них можно выделить следующие виды:
Ответственность за оформление первичных документов не соответствует руководителям структурных подразделений и конкретным исполнителям, учредителям и подписавшим документы. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных.
При этом за достоверность данных, содержащихся в первоначальном документе, ответственность несет лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни. В случае возникновения первичных документов налоговые органы могут начислить штрафы. За утерю первичных документов также предусмотрены штрафы.
Ошибки в первичных документах могут быть исправлены в соответствии с установленными правилами. Неправильный текст или незаконченные тексты должны быть зачеркнуты, а над ними должен быть указан верный текст или незаконченные тексты. Зачеркивание должно быть произведено одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление должно быть оговорено надписью «Исправление», подтверждено подписями лиц, подписавших документ, и рядом с исправлением должна быть указана дата исправления.
Если ошибка была обнаружена после сдачи и составления бухгалтерской отчетности, исправление в первоначальном учетном документе, составленном на бумажном носителе, при составлении нового (исправленного) документа запрещено. В случае, если работник, подписавший первоначальный документ, уже уволился, исправления визирует либо руководителя организации, либо другого сотрудника, уполномоченного на подписание таких документов.
Первичные бухгалтерские документы должны храниться в течение сроков, предусмотренных законодательством, в соответствии с правилами организации архива.. Обычно срок хранения первичных документов составляет не менее 5 лет после отчетного года. Однако существовавшие исключения, например, документы, подтверждающие объем понесенного убытка, должны храниться в течение всего срока, когда организация признает «прибыльную» базу текущего налогового периода на сумму ранее полученных убытков. Документация по кадрам должна храниться в течение 50 лет для документов, созданных после 2003 года, и 75 лет для документов, созданных до 2003 года.
Для хранения бухгалтерской документации могут использоваться специальные помещения, сейфы, шкафы. При смене руководителя организации должна быть обеспечена передача документов бухгалтерского учета организации. Порядок передачи документов бухгалтерского учета организации определяется самостоятельно. Несоблюдение условий хранения или уничтожения первичных документов может привести к ответственности сотрудников бухгалтерии, включая гражданско-правовую, административную или уголовную. Поэтому необходимо точно знать, как правильно хранить бухгалтерские документы и соответствовать установленным правилам.
Проверки первичных документов в бухгалтерии включают в себя:
Если в первоначальном документе обнаружено нарушение, главный бухгалтер обязан указать известность руководителя компании. При этом руководитель может сопротивляться оформлению в учете сомнительного документа, но должен дать указание в письменном виде. Если первичный документ передан со всеми необходимыми проверками, его можно использовать в бухгалтерском учете.
Ненадлежащее оформление первичных санкционных документов может привести к нарушениям, изменениям в законодательстве и отчетности, а также к нарушению достоверности информации. Например, нарушения при оформлении первичных документов могут стать ответственностью за ответственность по ст. 120 НК РФ. Не предоставление контрагенту первичного учетного документа может применяться штраф, если это соответствует условиям, согласованным в договоре.
Несоблюдение условий хранения или уничтожения первичных документов может привести к ответственности сотрудников бухгалтерии, включая гражданско-правовую, административную или уголовную. Поэтому необходимо точно знать, как правильно оформить и хранить бухгалтерские документы и соблюдать установленные правила.